5 conseils pour relancer vos règlements clients

On constate actuellement, qu'environ une entreprise sur deux dans le secteur du B to B est victime de retard de paiement.

1. Préparer un dossier complet
2. Relancer par mail
3. Relancer par téléphone
4. Planifications des relances
5. Utilisation d'un logiciel de gestion pour les relances

Relancer un client qui vous doit de l'argent, est toujours une démarche délicate par rapport au risque de détérioration de votre relation avec celui-ci.
Il convient donc de prévoir une stratégie douce avec des relances automatiques graduelles.
Par ailleurs, une visibilité attentive sur votre recouvrement conditionnera la pérennité de votre relation clients et la survie de votre entreprise.
Cependant si vous êtes conscients de l'importance du recouvrement, vous devez adopter une politique de relance organisée et adaptée à votre clientèle.

1 - Préparer un dossier complet

Lorsque l'on est en opposition avec un client pour une question de recouvrement, il convient d'être parfaitement préparé avant toute action.
En effet, aucun élément essentiel ne doit manquer dans un dossier de relance.
Voyons à présent quels sont ces éléments.

1. Le premier élément de votre dossier doit concerner le client lui-même

   - comment est son activité aujourd'hui

   - ce client a-t-il un historique dans son relevé client ?

   - y-a-il eu un antécédent récent défaut de paiement ?

   - au final vous devez apprécier quel est son degré de solvabilité
   
   En principe, la plupart de ces critères doivent être vérifiés avant de rentrer en relation commerciale et d'accorder du crédit à un nouveau client.
   Cependant, souvent, c'est le feeling du commercial qui prévaut et pas les vérifications d'usage.
   Cependant, si l'on suit ses clients, des indicateurs simples contenus dans une gestion commerciale adaptée, nous révèlent la situation d'un client ainsi que sa fiabilité, nous en reparlerons dans le dernier chapitre.
   
   

2. Le deuxième élément du dossier concerne la transaction elle même

Vous devez vous assurer de la conformité de plusieurs éléments clés à commencer par
        - le devis original, conforme à la demande du client, qui reprend le détail de la prestation, le délai de livraison ainsi que les conditions de paiement.
         - le bon de commande, qui en soit représente l'accord du client sur votre devis. Il faut vérifier l'exactitude de ce bon de commande dans les détails cités plus haut.\
Ce bon de commande doit reprendre exactement les termes du devis, à savoir, les prestations, les quantité et les prix, suivi des conditions de règlement, du délai de livraison clairement indiqué, ainsi que le lieu de livraison
         - le ou les bons de livraison cachetés, signés par le client,
         - le délai de livraison doit être respecté,      
         - le bon de livraison cacheté et daté par le client.

Si une seule de ces conditions n'est pas respectée, attendez vous à ce que le client prenne prétexte pour un retard ou un non paiement de la facture.

2 - La relance par email

C’est l'étape de départ de la stratégie de recouvrement.
Elle doit démarrer dès que le délai de paiement est révolu, c’est à dire quelques heures après l’échéance de la facture.
Il faut être vigilant sur ce point

Le ton de ce premier mail doit être modéré, il ne s'agit que d'un simple rappel au paiement de la facture dont la date d'échéance vient juste de passer.

Un rappel devrait intervenir quelques jours plus tard.
Le ton pour être plus insistant, mais resté courtois, non menaçant.
Il s'agit de trouver l'équilibre entre fermeté et relation commerciale.

3 - La relance téléphonique

Après deux rappels par email et sans aucune réponse en retour, l'appel téléphonique s'impose.
De préférence, il convient d'entrer en contact avec le responsable de l'entreprise, ou avec le financier ou alors votre interlocuteur avéré, celui avec qui vous avez négocié la commande.
Le ton doit rester courtois, poli.

Vous pourrez répondre à d'éventuelles objections formulées grâce à la préparation en amont, de votre dossier commercial.
En règle générale, nous savons à l'avance si des objections vous seront présentées.
Comme par exemple sur la conformité de la prestation, ou sur le délai de livraison, ou sur les conditions de paiement initialement acceptées par le client.
En cas de difficulté, l'étape suivante consistera à prendre un rendez-vous présentiel avec votre interlocuteur, chez lui, sur son terrain.
Une confrontation est parfois nécéssaire pour avancer sur des points de blocage.

Le but final étant d'obtenir une date de paiement estimée, la plus précise possible
et surtout de suivre l'échéance.

4 - Comment planifier vos relances clients

La relance des factures impayées peut-être considérablement simplifiée grâce à son automatisation.
Cette option, vous permet de gagner un temps précieux, tout en évitant d'oublier ou de négliger certaines factures impayées comme des petits montants par exemple. Or même une facture dont le montant est modeste doit être recouvrée.

La relance par mail est le point de départ de la stratégie de recouvrement.
Il s'agit d'une relance cordiale qui peut-être répétée sur le même ton.

En deuxième lieu, privilégiez le contact par téléphone, avec un ton courtois, mais ferme quant à la nécessité du recouvrement de la créance.
Si l'appel téléphonique ne suffit pas à obtenir satisfaction, la visite chez le client s'impose.
Dans ce cas il vous faut cibler la bonne personne avec qui discuter, soit le Directeur général, soit le financier, ou alors avec la personne avec laquelle vous étiez convenus des conditions de règlement au moment de la commande.

 Enfin, mais vraiment  en dernier ressort, vous pouvez adresser à votre client une lettre de relance de facture impayée, par courrier simple.
Seulement, vous devez être conscient que cette méthode peut créer une rupture de relation aimable avec votre client et c'est dommageable, car à ce moment vous basculez vers une situation conflictuelle.
Autant que vous le pouvez, favorisez plutôt le dialogue ouvert.

Toutes les actions sont à mettre en oeuvre pour simplifier le recouvrement de vos factures.

5 - Utiliser un logiciel de gestion

pour gérer les relances

Votre stratégie de relance des factures impayées, peut et devrait être confiée à un logiciel de gestion commerciale de bonne tenue.
En effet, les logiciels de gestion ne sont pas tous aptes à automatiser vos relances des factures impayées.

Par exemple :

 - Annexe

Voici quelques exemples de texte de relances à utiliser par email :
(à modifier selon vos besoins)

1° relance
Madame, Monsieur

Sauf erreur ou omission de notre part, le règlement de la facture FA22xxxx, d'un montant de 2xxx DH à échéance du xx/xx/2022 ne nous est pas parvenu.
Nous vous serions reconnaissant de nous adresser votre règlement dans le meilleur délai.

Vous en remerciant, nous sommes à votre disposition pour tout renseignement complémentaire.

1° relance (variante)
Madame, Monsieur

Sauf erreur ou omission de notre part, les règlements des factures arrivées à échéance, reprises dans le tableau ci-dessous ne nous sont pas parvenu.
Nous vous serions reconnaissant de nous adresser votre règlement dans le meilleur délai.

Vous en remerciant, nous sommes à votre disposition pour tout renseignement complémentaire.

2° relance
Madame, Monsieur

Après relance de notre part, le règlement de la facture FA22xxxx, d'un montant de 2xxx DH à échéance du xx/xx/2022 ne nous est toujours pas parvenu.
Nous vous prions de procéder rapidement au règlement de notre facture. 
Pour mémoire, une copie de cette facture est jointe à ce courrier.

Vous en remerciant, nous sommes à votre disposition pour tout renseignement complémentaire.

Conclusion

Comme relevé en paragraphe 5, un logiciel professionnel de gestion commerciale peut vous aider à placer des règles et des méthodes de travail de récupération de votre argent.

Découvrir comment mettre en place un bon suivi de facturation